Mengelompokkan Dokumen Sesuai Kategori

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering kesulitan menemukan benda-benda yang kita butuhkan, padahal kita sudah memiliki semua benda itu dengan lengkap.
Kesalahan terbesar kita adalah karena kita tidak pernah menyimpan benda-benda itu sesuai tempatnya sehingga kita tidak tahu di mana keberadaan benda-benda itu saat kita membutuhkannya.

Oleh karena itu kita harus mulai menyusun dan menyimpan seluruh benda-benda penting kita sesuai kategorinya. Hal ini untuk memudahkan pencarian.

Adapun yang harus kita himpun dan susun adalah, pilih semua benda yang memiliki kepentingan dan nilai yang berbeda satu sama lain, lalu itu kita pisahkan mereka berdasarkan kategorinya. Setelah semua proses itu selesai, barulah kita membeli dan menyediakan semacam kotak atau lemari berlaci yang setiap bagiannya kita bubuhkan semacam label atau identitas sesuai barang yang akan kita masukan ke dalamnya.

Untuk mengelompokkan benda-benda penting berupa arsip atau dokumen pribadi, maka kita harus bagi dan pisahkan mereka ke dalam beberapa kategori berupa dokumen : keuangan (meliputi uang simpanan, buku tabungan, cek dan sebagainya), polis asuransi (meliputi asuransi jiwa, kesehatan, rumah, mobil dan sebagainya), sertifikat (meliputi surat akte kelahiran, pernikahan, perceraian dan sebagainya), nomer-nomer pribadi (meliputi kartu kredit, SIM, KTP dan sebagainya), dokumen-dokumen penting (meliputi surat kontrak, akta-akta, kartu pengacara dan sebagainya), dokumen-dokumen pribadi (meliputi ijazah, pasport, tunjangan pensiun dan sebagainya).

Kemudian kita masukan benda-benda itu ke dalam laci atau kotak yang sesuai dengan identitasnya.
Khusus untuk arsip-arsip pribadi kita, penyusunan dengan huruf alphabet akan sangat memudahkan. Sedangkan untuk arsip-arsip keluarga, kita dapat menggunakan kode warna untuk mengidentifikasikannya.

Hal lain yang perlu diperhatikan ialah :

Sebelum memasukkan seluruh kertas dokumen ke dalam lemari arsip, buat dahulu daftar kategori utamanya seperti kwitansi penerimaan, surat-menyurat, surat-surat kontrak dan asuransi. Lalu kertas-kertas tadi dipilah dan di masukkan ke dalam kotak atau lemari berdasarkan kategori yang telah ditulis tadi.

Perlu juga dibuat pemisahan tempat untuk setiap kategori lalu diberi label di atasnya sehingga setiap dokumen berada di dalam tempat yang benar.
Jika salah satu kategori memiliki dokumen terlalu banyak, buatlah duplikat dengan label yang sama dibawahnya atau simpan di dalam tempat yang masih saling berhubungan.

Bila ada dokumen yang tidak memiliki kategori jelas, simpan dalam dokumen gabungan. Ada baiknya untuk menyimpan arsip berdasarkan nilai kepentingannya. Yaitu dengan menempatkan dokumen yang paling sering dibutuhkan pada deretan terdepan. Periksa pula isi setiap tempat arsip secara periodik dan bila perlu, buang arsip lama yang sudah tidak lagi terpakai.

Bila tidak ada waktu untuk memisahkan dokumen-dokumen itu, letakkan saja kertas-kertas itu pada tempat khusus sehingga tidak akan hilang dan bila kita akan menyimpan sebagian dokumen tersebut untuk waktu yang lama, tinggalkan catatan untuk mengingatkan kita di mana letak sisa dokumen tadi kita taruh.

Dengan mengorganisasikan semua dokumen maupun arsip yang menyangkut kepentingan kita dengan benar dan baik, maka kita akan terlatih dan terasah untuk membiasakan hidup secara tertib dan terorganisir.

Oleh : Andi Nugroho ( dari berbagai sumber )